Besondere Geschäftsbedingungen (AGB)

Bitte beachtet unsere besonderen Geschäftsbedingungen für das IBD+ 2025 in Düsseldorf, die auch die Regeln für die Stornierungen enthalten.

Buchung an sich

Die Buchung des IBD+ 2025 ist ausschließlich über die offizielle Online-Buchungswebseite von Mensa in Deutschland e.V. möglich – oder wie unten unter „Buchung per Brief“ zu lesen.

Wir empfehlen lieber früher als kurz vor Ablauf von Fristen (s.u.) zu buchen, da es vorkommen kann, dass es beim Zugriff Probleme mit dem Konto gibt und Unterstützung bei der Behebung durch das Office nur während normaler Arbeitszeiten erfolgt.

 

Buchungsfristen

Vom bis läuft die Zeit, in der Ihr Euer Programm zusammenstellen könnt, indem Ihr Events vormerkt.
Bitte beachtet, dass alle Buchungen in dieser Zeit Wünsche sind. Nach dieser Phase wird ein Algorithmus versuchen, die Eventplätze an Interessierte fair so zu vergeben, dass die Wünsche möglichst gut erfüllt werden. Um genaueres über das Konzept zu erfahren, schaue auf die Seite Das Buchungssystem.

Für IBD-Delegates sind Plätze auf dem Ice Breaker, Gala Dinner etc. reserviert – das wird durch den Algorithmus beachtet.

Am sind keine Buchungen möglich und der Algorithmus für die automatische Platzvergabe läuft. Das Ergebnis hiervon sind dann echte Buchungen bzw. wenn kein Platz bei einem Event frei war, bleibt es eine Vormerkung.

Bis zum könnt Ihr weitere Buchungen von Events (sofern verfügbar) vornehmen, Euch auf die Warteliste setzen oder Buchungen kostenfrei stornieren – ganz, wie es beliebt.
Kurz nach Mitternacht werden die Rechnungen per E-Mail versandt und damit sind die Buchungen bestätigt. Ab dem Moment können Buchungen weder storniert noch erstattet werden.

Ab dem sind Anmeldungen und Zusatzbuchungen auch weiterhin möglich; Stornierungen hingegen nur, wenn sie am selben Tag vorgenommene Buchungen betreffen.
Kurz nach Mitternacht wird Euch, so Ihr am vorherigen Tag etwas gebucht habt, eine Rechnung per E-Mail gesandt. Sobald diese E-Mail versandt wurde, könnt Ihr die neuen Buchungen nicht mehr stornieren.

Am ist Buchungsschluss – ab diesem Zeitpunkt sind keine Buchungen mehr möglich... außer einige freie Plätze auf dem IBD+ 2025 selbst.
(Das Schließen der Buchung gibt dem Orgateam die Zeit, die benötigten Tagungsausweise, Tickets etc. vorzubereiten.)

Auf dem IBD+ 2025 vom bis könnt Ihr direkt im Orgabüro Tagungsausweise und dann noch verfügbare Restplätze kaufen.

Es kann vorkommen, dass einzelne Events einen vorgezogenen Stornoschluss haben – die sind im Eventtitel entsprechend gekennzeichnet und dann gilt der in der Eventbeschreibung genannte Stornoschluss.

Die Weitergabe von Eintrittskarten an andere Gäste des IBD+ 2025 ist möglich, sofern die Veranstaltung nicht personengebunden ist (es gibt vereinzelt Veranstaltungen, die eine namentliche Anmeldung erfordern, was dann auch jeweils vermerkt ist) und dieser eventuelle Altersanforderungen etc. erfüllt. Gute Orte zum Tausch sind ein Schwarzes Brett in der Nähe des Tagungsbüros und Mailinglisten (z.B. M2M-Schwarzes-Brett-JT@mensa.de). Das Tagungsbüro übernimmt keine Weitergabe oder Weiterverkauf.

Bitte beachtet, dass Euer Tagungsausweis inkl. der Fahrkarte für den ÖPNV und damit auch der Orgabeitrag nicht übertrag- oder transferierbar ist.

 

Bezahlung / Zahlungsfristen / Buchungsverfall

Bitte stellt eine fristgerechte Bezahlung der Rechnungen (insbesondere der ersten, die am versandt wurde) sicher.

Sofern Ihr Mensa in Deutschland e.V. ein SEPA-Lastschriftmandat für alle Außenstände (nicht nur den Mitgliedsbeitrag) erteilt habt, wird das Geld automatisch vom Konto abgebucht.

Alternativ könnt Ihr das Geld nach Erhalt der Rechnung auf das Konto vom Mensa (IBAN DE03 5109 0000 0071 4586 01) überweisen.

Wenn Du aus dem Non-EU-Ausland kommst - und nur dann -, kannst Du das Geld via PayPal an paypal@mensa.de senden.

Bei Überweisungen oder PayPal-Zahlungen bitte die Rechnungsnummer und Deine Mitgliedsnummer bzw. Deinen Namen angeben.

Etwa 14 Tage nach Versand der Rechnungen werden Mahnungen an diejenigen verschickt, die bis dahin nicht bezahlt haben. Wenn die Beiträge nach Versand einer Mahnung nicht binnen 7 Tagen gezahlt werden, behalten wir uns vor, einige Eventbuchungen zu stornieren und die Plätze an andere IBD+-Gäste zu vergeben. Wir informieren über die Stornierung per E-Mail. In diesem Fall werdet Ihr mit einer Verwaltungspauschale in Höhe von 20 Euro pro Stornierung belastet.

Alle Buchungen, die auf dem IBD+ 2025 getätigt werden, können nur noch per SEPA-Lastschrift mit SEPA-Lastschriftmandat oder via PayPal wie oben erläutert bezahlt werden. Bargeld können wir nicht annehmen; Kontoauszüge, Überweisungsbelege oder Einzahlungsbelege können wir nicht als Zahlungsnachweis akzeptieren.

Mitglieder können ein SEPA-Lastschriftmandat im eMVZ nach dem Login auf der Login-Seite unter Ich > Bankdaten hinterlegen. Für Nichtmitglieder kann ein Mitglied die Rechnung übernehmen (im eMVZ unter Ich > Beziehungen einstellbar). Ferner kann ein solches Mandat für die Zahlung vor Ort im Orgabüro nach Vorlage eines gültigen Ausweises und der Bankkarte erteilt werden.

Rückfragen zu Rechnungen richtet bitte an office@mensa.de.

 

Kontaktmöglichkeit

Alle Angemeldeten sind verpflichtet, eine gültige E-Mail-Adresse zu hinterlegen und den Zugang von E-Mails (inkl. Spamfilter) regelmäßig zu prüfen.

 

Kids und Juniors

Wir möchten Familien auch die Möglichkeit geben, getrennt an Events teilzunehmen, damit Kinder mal etwas ohne ihre Eltern und Eltern ab und zu etwas ohne ihre Kinder erleben können. Mensa kann und wird dabei nicht die Aufsichtspflicht übernehmen. Insbesondere können unsere freiwilligen Guides nicht die Aufsicht während der An- und Abreise zum bzw. vom Event übernehmen.

Bitte regelt für eure Kinder, dass sie während aller Wege zu und von Events und auch während der Events beaufsichtigt sind – durch Euch selbst oder nach Absprache durch andere Menschen eures Vertrauens, die zu dem Event eventuell sowieso lieber hinmöchten als Ihr. Ihr entscheidet selbst, wer für welche und wie viele eurer Kinder die Verantwortung hat. Ältere Kinder und insbesondere Jugendliche können natürlich auch selbständig unterwegs sein, wenn Ihr ihnen das zutraut und erlaubt. Bei einzelnen Events teilt Ihr Euch die Verantwortung mit dem dortigen Fachpersonal (das ist dann in der Eventbeschreibung explizit vermerkt), sodass Ihr dann „frei“ habt.

Am besten füllt Ihr den Elternzettel (Elternzettel.pdf) aus und bringt den für die entsprechenden Events mit. Danke.

 

Paar- und Familienbuchungen

Gäste, die gar keine eigenen Buchungen vornehmen, sondern ihre Eventtickets ausschließlich über Paar- und Familienbuchungen erhalten, müssen mit ihrem eigenen Account das IBD+ 2025 selbst buchen, um den Orgabeitrag zu bezahlen und das ÖPNV-Ticket zu erhalten, indem sie das Dummy-Event "Someone else is booking everything for me via family or couple booking" buchen.

Hinweis: Sobald irgendein anderes Event individuell gebucht wurde, ist das zwar unnötig, aber auch unschädlich, denn das Dummy-Event ist kostenfrei und der Orgabeitrag fällt nur einmal pro Person an.

Es ist nicht gestattet, dass Ihr Euch gegenseitig beim selben Event zeitgleich über Familien- oder Paarbuchungen gegenseitig mitbucht, um die Chancen bei der Platzvergabe durch doppelte Einreichung Eurer Wünsche zu erhöhen – das wäre unfair.

Das Orgateam behält sich vor, solche Buchungen vor der Vergabe der Plätze zu streichen.

Wenn die mitgebuchten Personen keine Gäste des IBD+ 2025 sind (oder fehlerhaft eingetragen wurden), behalten wir uns vor, die Eintrittskarten nicht auszuhändigen – wir informieren die Angemeldeten mit inkorrekten Buchungen vorher per E-Mail, damit das korrigiert werden kann.

 

Wartelisten

Wenn Ihr auf einem Wartelistenplatz für ein Event seid und Platz frei wird, erhaltet Ihr eine E-Mail und habt drei Tage Zeit, die Buchung anzunehmen oder abzulehnen – verstreicht die Frist ungenutzt, verfällt der Wartelistenplatz.

Bitte seid so nett, wenn Ihr einen so angebotenen frei gewordenen Platz nicht mehr wünscht, den entsprechenden Link in der erhaltenen E-Mail umgehend anzuklicken, damit andere schneller zum Zuge kommen.

 

Erstattungen bei Absage durch Mensa

Bei Absagen einzelner Programmpunkte durch Mensa erstattet Mensa den von Euch für die Veranstaltung gezahlten Preis. Nimmt eine Person daraufhin an keiner anderen Veranstaltung mehr teil, erstattet Mensa auch den Orgabeitrag.

Wir informieren Euch über die Absage per E-Mail und ob die Kosten erstattet werden. Mensa erstattet die Kosten abzüglich der Transaktionskosten, sofern der Betrag positiv ist.

Mensa führt Erstattungszahlungen spätestens 3 Monate nach der Veranstaltung durch.

 

Sonderregelungen zu einzelnen Veranstaltungen

Sind zu einzelnen Veranstaltungen abweichende Termine, ein früherer Buchungsschluss oder besondere Konditionen wir die Notwendigkeit der Weitergabe der Teilnehmerliste beschrieben, so haben diese Beschreibungen in den Veranstaltungen Vorrang vor diesen Bedingungen.

 

Buchung per Brief

Die Buchung des IBD+ 2025 erfolgt ausschließlich über die Buchungsseite im Onlinesystem von Mensa in Deutschland.

Für den Fall, dass Du nicht bereit bist, die ANB von Mensa zu akzeptieren, oder nicht online buchen kannst, ist es möglich, per Brief wie folgt zu buchen:

Dazu schickst Du einen Brief mit deinen notwendigen Kontaktdaten (Vor- und Nachname, Mitgliedsnummer, Postanschrift, einer funktionierenden E-Mail-Adresse und einer Telefonnummer (Mobil) und das Alter bei Minderjährigen) sowie den Buchungswünschen an unser Office (Mensa in Deutschland e.V., Wandlhamerstraße 2, 82166 Gräfelfing). Ob Du dabei die Events einzeln angibst oder die Liste aller Events ausdruckst und deinen Wunsch dort vermerkst, ist Dir überlassen. Dieser Auftrag ist zu unterschreiben – bei Minderjährigen durch den gesetzlichen Vertreter. Damit erteilst Du Mensa die Erlaubnis, die Buchung für dich in unserem Onlinesystem vorzunehmen und damit die entsprechenden Daten zu speichern und zu verarbeiten, als hättest Du sie selbst dort vorgenommen.

Für den Fall, dass Du für andere Personen mitbuchen möchtest, sind für diese ebenfalls die o.g. vollständigen Kontaktdaten anzugeben. Für den Fall, dass Du dabei für Nichtmitglieder mitbuchen möchtest, müssen diese unbedingt einen Gastaccount bei Mensa in Deutschland haben – anderenfalls kann der Buchungswunsch nicht umgesetzt werden.

Für eine Buchung per Brief gilt, dass der Buchungswunsch innerhalb von zwei Werktagen (Mo-Fr) nach Eingang nach Eingang des Briefes im Office erfolgt. Das musst Du in Bezug auf die o.g. grundsätzlichen Buchungsfristen ebenso beachten und sicherstellen, dass der Brief rechtzeitig im Office eingeht. Trifft der Brief zu spät ein, wird der Buchungswunsch nicht durchgeführt, sondern in Gänze verworfen.

Zusendungen in elektronischer Form werden nicht akzeptiert. Ein Fax an die Nummer +49 89 86 46 62 52 ist in eiligen Fällen ok.

Bitte beachte, dass Buchungsanträge ohne vollständige Kontaktdaten und Unterschrift ignoriert werden. Bei nicht-eindeutigen Buchungswünschen akzeptierst Du mögliche Fehlinterpretationen deiner Angaben bzw. deren Nicht-Bearbeitung. Bitte beachte, dass auf diesem Wege beantragte Buchungen in der frühen Buchungsphase genauso in die Platzverlosung einlaufen wie die anderer Gäste; Buchungen nach der Platzvergabe kommen auf die Warteliste, wenn das Event ausgebucht ist. Sollte ein Buchungswunsch mit deinen vorhandenen Buchungen oder denen von mitgebuchten Personen kollidieren, so liegt die Durchführung und Auswahl der Buchung bis hin zur Nichtberücksichtigung allein im Ermessen von Mensa in Deutschland. Sollten ggf. die Bedingungen für das gebuchte Event nicht erfüllt werden (wie z.B. ein Mindestalter) und die Buchung somit nicht umsetzbar sein, erfolgt keine Buchung.

Dieser Service kostet für jeden so eingereichten Buchungsantrag 25 Euro pro zu buchender Person plus 2 Euro pro Eventbuchung pro Platz. Diese Gebühren fallen unabhängig davon an, ob Du oder die mitgebuchten Personen einen Platz auf den gewünschten Events bekommen. Aus den o.g. Gründen gibt es grundsätzlich keine Platzgarantie. Selbstverständlich fallen die normalen Kosten für den Orgabeitrag und die Events bei erfolgreicher Buchung an.

Solltest Du die ANB akzeptiert haben oder akzeptieren wollen, aber die für eine Buchung im Onlinesystem von Mensa in Deutschland erforderliche Technik nicht haben oder aus anderen zu benennenden Gründen das System nicht nutzen können, kannst Du deinen Buchungswunsch per Brief oder per E-Mail einsenden – die oben genannten Kosten fallen in diesem Fall nicht an. (Bitte beachte, dass das Fehlen eines Accounts bei Mensa kein Grund ist, weil Mitglieder einen haben und Nichtmitglieder einen solchen kostenfrei anlegen können.)

Hierbei gelten dieselben Fristen und Regeln wie oben beschrieben mit folgender Ergänzung: Du kannst deinen Buchungswunsch auch per E-Mail an office@mensa.de senden, da Du durch das Akzeptieren der ANB der Verarbeitung deiner Daten im Buchungssystem zugestimmt hast; da eine E-Mail keine Unterschrift trägt, muss die E-Mail mit deinen Buchungswünschen von deiner bei Mensa hinterlegten E-Mail-Adresse versandt werden.

 

Hinweise

Mensa ist aufgrund der Regelungen der Richtlinie (EU) 2015/2302 und §651a BGB kein Reiseveranstalter.

Bei Veranstaltungen, bei denen Ton- und Filmaufnahmen gemacht werden, kann es sein, dass Personen als „Beiwerk“ mit aufgenommen werden. Dies ist nicht zustimmungspflichtig. Wenn Ihr Euch auf einem Gruppenfoto ablichten lasst, gehen wir durch konkludentes Handeln von eurer Zustimmung zur Nutzung im Rahmen der Veranstaltung oder allgemein von Berichterstattung über die Vereinsaktivitäten aus. Ein nachträgliches Entfernen ist nicht möglich (z.B. bei Printerzeugnissen). Falls Ihr keine Ton- oder Filmaufnahmen von Euch aufgezeichnet haben wollt, sprecht bitte vor der Veranstaltung mit dem Orgateam bzw. dem Organisationsverantwortlichen.