Bitte beachtet unsere besonderen Geschäftsbedingungen für die Pre- und Post-Tour-Buchung für das IBD
+ 2025 sowie das Vormerken der Exkusionen und des EMJC, die auch die Regeln für die Stornierungen enthalten.
Buchung an sich
Die Buchung der Pre- und Post-Touren etc. rund um das IBD
+ 2025 ist ausschließlich über die
offizielle Online-Buchungswebseite von Mensa in Deutschland e.V. möglich – oder wie unten unter „Buchung per Brief“ zu lesen.
Daher ist ein Account bei Mensa in Deutschland zwingend erforderlich. Mitglieder von Mensa in Deutschland haben automatisch einen; wer keinen solchen Account hat, muss einen Anlegen. Hier ist eine Anleitung zum Anlegen:
Gastaccount Anlegen,
Wir empfehlen lieber früher als kurz vor Ablauf von Fristen (s.u.) zu buchen, da es vorkommen kann, dass es beim Zugriff Probleme mit dem Konto gibt und Unterstützung bei der Behebung durch das Office nur während normaler Arbeitszeiten erfolgt.
Buchungsfristen
Vom
bis
läuft die Zeit, in der Ihr Euch für die Touren, Exkursionen und das EMJC vormerken könnt.
Bitte beachtet, dass alle Buchungen in dieser Zeit Wünsche sind. Nach dieser Phase wird ein Algorithmus versuchen, die Plätze an Interessierte fair so zu vergeben, dass die Wünsche möglichst gut erfüllt werden. Um genaueres über die Bedienung der Buchungswebseite und das Konzept zu erfahren, schaue auf die Seite
Das Buchungssystem.
IBD-Delegates und deren "+1" werden bei der Vergabe der Plätze bevorzugt; weitere internationale Ms ebenfalls – und wir werden die Buchungen so früh wie möglich bestätigen um die Reise nach Deutschland planen zu können.
Am
sind keine Buchungen möglich und der Algorithmus für die automatische Platzvergabe läuft. Das Ergebnis hiervon sind dann echte Buchungen für die Pre- und Post-Touren bzw. wenn kein Platz frei war, bleibt es eine Vormerkung und das Orgateam wird versuchen, mehr Plätze zu organisieren. Für die EMJC-Plätze ist es eine Reservierung, die zum Buchungsstart bestätigt werden muss; für die Exkursionen ebenfalls.
Bis zum
um 23:59 könnt Ihr weitere Buchungen von Events (sofern verfügbar) vornehmen, Euch auf die Warteliste setzen oder Buchungen kostenfrei stornieren – ganz, wie es beliebt.
Kurz nach Mitternacht werden die Rechnungen per E-Mail versandt und damit sind die Buchungen bestätigt. Ab dem Moment können Buchungen weder storniert noch erstattet werden.
Am
um 23:59 ist
Buchungsschluss – ab diesem Zeitpunkt sind keine Buchungen mehr möglich... außer in einem Bus ist noch Platz und die Reiseagentur kann noch die erforderlichen Hotelzimmer buchen.
(Das Schließen der Buchung gibt dem Orgateam die Zeit, die Plätze bei der Reiseagentur fest zu buchen.)
Die Weitergabe von Eintrittskarten an andere Personen geht nur in Absprache mit dem Orgateam, da wir der Reiseagentur die Gästeliste für die verschiedenen Hotesl mitteilen müssen.
Bezahlung / Zahlungsfristen / Buchungsverfall
Bitte stellt eine fristgerechte Bezahlung der Rechnungen (insbesondere der ersten, die am
versandt wurde) sicher.
Sofern Ihr Mensa in Deutschland e.V. ein SEPA-Lastschriftmandat für alle Außenstände (nicht nur den Mitgliedsbeitrag) erteilt habt, wird das Geld automatisch vom Konto abgebucht.
Alternativ könnt Ihr das Geld auf das Konto vom Mensa (IBAN DE03 5109 0000 0071 4586 01) überweisen.
Wenn Du aus dem Non-EU-Ausland kommst -
und nur dann -, kannst Du das Geld via PayPal an paypal@mensa.de senden.
Bei Überweisungen oder PayPal-Zahlungen bitte die Rechnungsnummer und Deine Mitgliedsnummer bzw. Deinen Namen angeben.
Etwa 14 Tage nach Versand der Rechnungen werden Mahnungen an diejenigen verschickt, die bis dahin nicht bezahlt haben. Wenn die Beiträge nach Versand einer Mahnung nicht binnen 7 Tagen gezahlt werden, behalten wir uns vor, einige Eventbuchungen zu stornieren und die Plätze an andere Interessierte zu vergeben. Wir informieren über die Stornierung per E-Mail. In diesem Fall werdet Ihr mit einer Verwaltungspauschale in Höhe von 20 Euro pro Stornierung belastet.
Mitglieder können ein SEPA-Lastschriftmandat im eMVZ nach dem Login auf der
Login-Seite unter
Ich > Bankdaten hinterlegen. Für Nichtmitglieder kann ein Mitglied die Rechnung übernehmen (im eMVZ unter
Ich > Beziehungen einstellbar). Ferner kann ein solches Mandat für die Zahlung vor Ort im Orgabüro nach Vorlage eines gültigen Ausweises und der Bankkarte erteilt werden.
Rückfragen zu Rechnungen richtet bitte an
office@mensa.de.
Kontaktmöglichkeit
Alle Angemeldeten sind verpflichtet, eine gültige E-Mail-Adresse zu hinterlegen und den Zugang von E-Mails (inkl. Spamfilter) regelmäßig zu prüfen.
Paar- und Familienbuchungen
Wenn Du für zwei Personen eine Tour buchst, nenne uns den Namen der zweiten Person, damit wir auch die dem Reiseveranstalter mitteilen können.
Bitte beachte, dass für die spätere Buchung der Events auf dem IBD
+ 2025 alle Gäste ein eigenes Konto in unseren System haben müssen; nur für die Pre- und Post-Touren genügt es, wenn die Person, die bucht eines hat. Anlegen eines Kontos ist hier beschrieben:
Registrierung.
Wartelisten
Wenn Ihr auf einem Wartelistenplatz für eine Tour seid und Platz frei wird, erhaltet Ihr eine E-Mail und habt drei Tage Zeit, die Buchung anzunehmen oder abzulehnen – verstreicht die Frist ungenutzt, verfällt der Wartelistenplatz.
Bitte seid so nett, wenn Ihr einen so angebotenen frei gewordenen Platz nicht mehr wünscht, den entsprechenden Link in der erhaltenen E-Mail umgehend anzuklicken, damit andere schneller zum Zuge kommen.
Erstattungen bei Absage durch Mensa
Bei Absagen einer Tour durch Mensa erstattet Mensa den von Euch dafür gezahlten Preis.
Wir informieren Euch über die Absage per E-Mail und ob die Kosten erstattet werden. Mensa erstattet die Kosten abzüglich der Transaktionskosten, sofern der Betrag positiv ist.
Mensa führt Erstattungszahlungen spätestens 3 Monate nach der Veranstaltung durch.
Buchung per Brief
Die Buchung der Pre- und Post-Touren rund um das IBD
+ 2025 erfolgt ausschließlich über die Buchungsseite im Onlinesystem von Mensa in Deutschland.
Für den Fall, dass Du nicht bereit bist, die ANB von Mensa zu akzeptieren, oder nicht online buchen kannst, ist es möglich, per Brief wie folgt zu buchen:
Dazu schickst Du einen Brief mit deinen notwendigen Kontaktdaten (Vor- und Nachname, Mitgliedsnummer, Land der Mitgliedschaft, Postanschrift, einer funktionierenden E-Mail-Adresse und einer Telefonnummer (Mobil) und das Alter bei Minderjährigen) sowie den Buchungswünschen an unser Office (Mensa in Deutschland e.V., Wandlhamerstraße 2, 82166 Gräfelfing). Ob Du dabei die Events einzeln angibst oder die Liste aller Events ausdruckst und deinen Wunsch dort vermerkst, ist Dir überlassen. Dieser Auftrag ist zu unterschreiben – bei Minderjährigen durch den gesetzlichen Vertreter. Damit erteilst Du Mensa die Erlaubnis, die Buchung für dich in unserem Onlinesystem vorzunehmen und damit die entsprechenden Daten zu speichern und zu verarbeiten, als hättest Du sie selbst dort vorgenommen.
Für den Fall, dass Du für andere Personen mitbuchen möchtest, sind für diese ebenfalls die o.g. vollständigen Kontaktdaten anzugeben.
Für eine Buchung per Brief gilt, dass der Buchungswunsch innerhalb von zwei Werktagen (Mo-Fr) nach Eingang nach Eingang des Briefes im Office erfolgt. Das musst Du in Bezug auf die o.g. grundsätzlichen Buchungsfristen ebenso beachten und sicherstellen, dass der Brief rechtzeitig im Office eingeht. Trifft der Brief zu spät ein, wird der Buchungswunsch nicht durchgeführt, sondern in Gänze verworfen.
Zusendungen in elektronischer Form werden nicht akzeptiert. Ein Fax an die Nummer +49 89 86 46 62 52 ist in eiligen Fällen ok.
Bitte beachte, dass Buchungsanträge ohne vollständige Kontaktdaten und Unterschrift ignoriert werden. Bei nicht-eindeutigen Buchungswünschen akzeptierst Du mögliche Fehlinterpretationen deiner Angaben bzw. deren Nicht-Bearbeitung. Bitte beachte, dass auf diesem Wege beantragte Buchungen in der frühen Buchungsphase genauso in die Platzverlosung einlaufen wie die anderer Gäste; Buchungen nach der Platzvergabe kommen auf die Warteliste, wenn das Event ausgebucht ist. Sollte ein Buchungswunsch mit deinen vorhandenen Buchungen oder denen von mitgebuchten Personen kollidieren, so liegt die Durchführung und Auswahl der Buchung bis hin zur Nichtberücksichtigung allein im Ermessen von Mensa in Deutschland. Sollten ggf. die Bedingungen für das gebuchte Event nicht erfüllt werden (wie z.B. ein Mindestalter) und die Buchung somit nicht umsetzbar sein, erfolgt keine Buchung.
Dieser Service kostet für jeden so eingereichten Buchungsantrag 25 Euro pro zu buchender Person plus 2 Euro pro Eventbuchung pro Platz. Diese Gebühren fallen unabhängig davon an, ob Du oder die mitgebuchten Personen einen Platz auf den gewünschten Events bekommen. Aus den o.g. Gründen gibt es grundsätzlich keine Platzgarantie. Selbstverständlich fallen die normalen Kosten für den Orgabeitrag und die Events bei erfolgreicher Buchung an.
Solltest Du die
ANB akzeptiert haben oder akzeptieren wollen, aber die für eine Buchung im Onlinesystem von Mensa in Deutschland erforderliche Technik nicht haben oder aus anderen zu benennenden Gründen das System nicht nutzen können, kannst Du deinen Buchungswunsch per Brief oder per E-Mail einsenden – die oben genannten Kosten fallen in diesem Fall nicht an. (Bitte beachte, dass das Fehlen eines Accounts bei Mensa kein Grund ist, weil Mitglieder einen haben und Nichtmitglieder einen solchen kostenfrei anlegen können.)
Hierbei gelten dieselben Fristen und Regeln wie oben beschrieben mit folgender Ergänzung: Du kannst deinen Buchungswunsch auch per E-Mail an
office@mensa.de senden, da Du durch das Akzeptieren der ANB der Verarbeitung deiner Daten im Buchungssystem zugestimmt hast; da eine E-Mail keine Unterschrift trägt, muss die E-Mail mit deinen Buchungswünschen von deiner bei Mensa hinterlegten E-Mail-Adresse versandt werden (was impliziert, dass Du bei Mensa einen Account haben musst).
Hinweise
Mensa ist aufgrund der Regelungen der Richtlinie (EU) 2015/2302 und §651a BGB kein Reiseveranstalter.
Bei Veranstaltungen, bei denen Ton- und Filmaufnahmen gemacht werden, kann es sein, dass Personen als „Beiwerk“ mit aufgenommen werden. Dies ist nicht zustimmungspflichtig. Wenn Ihr Euch auf einem Gruppenfoto ablichten lasst, gehen wir durch konkludentes Handeln von eurer Zustimmung zur Nutzung im Rahmen der Veranstaltung oder allgemein von Berichterstattung über die Vereinsaktivitäten aus. Ein nachträgliches Entfernen ist nicht möglich (z.B. bei Printerzeugnissen). Falls Ihr keine Ton- oder Filmaufnahmen von Euch aufgezeichnet haben wollt, sprecht bitte vor der Veranstaltung mit dem Orgateam bzw. dem Organisationsverantwortlichen.
