Allgemeine Infos für Guides

Vielen Dank, dass Du Dich als Guide bereit erklärt hast, die Gruppe zum Event zu führen.

Hier geben wir dir noch einige allgemeine Infos mit auf den Weg:

Die Kurzfassung deiner Aufgabe: Unterlagen abholen – mit Gruppe zum Ziel gehen – schauen, dass alle da sind – reingehen.

Wir geben dir trotzdem lieber etwas mehr zu lesen, damit alle Klarheiten beseitigt werden und es so für Dich einfacher ist:

• Falls irgendetwas schief läuft, erreichst Du uns über das Notfall-Telefon das Orgateam: +0152 33 92 52 05.
  Bei Fragen sprich die Mitglieder des Orgateams an oder frag im Orgabüro.
• Bitte komm 15 Minuten vor der Abmarschzeit in das Orgabüro.
  Wenn es dir besser passt, hol gern die Unterlagen schon früher ab. Bei Events am Morgen kann das natürlich auch am Vortag sein. Falls es knapp wird, ruf kurz durch, damit wir dir die Unterlagen nach unten zum Abmarschpukt bringen können.
• Für Dich als Guide ist von 10:00-18:00h immer jemand ansprechbar. Lass Dich durch die offiziellen Öffnungszeiten des Orgabüros nicht abschrecken.
• Wichtig: Bitte geh pünktlich los. Auf Einzelne zu warten kann dazu führen, dass die ganze Gruppe eine Bahn verpasst, und das möchtest Du nicht.
• Unsere Beschreibungen für Bus und Bahn planen mit ein, dass Ihr als Gruppe unterwegs seid. Deshalb nutzen wir eher Bahnen als Busse, weil Bahnen pünktlicher sind und Ihr viele Menschen seid. Außerdem fahrt Ihr gelegentlich eine etwas weitere Strecke, aber Ihr müsst dafür seltener umsteigen. Du kannst gern selbst entscheiden, eine schnellere Route zu nehmen, wenn Du das der Gruppe zutraust, aber dann musst Du dafür sorgen, dass das auch wirklich klappt.
• Auf den abgedruckten Karten in deinen Wegbeschreibungen sind die Fußwege gelegentlich etwas seltsam, weil die Software das nicht besser hergab. Du wirst schon sehen, welche kleine Treppe Du zum Beispiel als Abkürzung nehmen kannst. Im Zweifelsfalle gelten die Hinweise im Text. Für einige Events hast Du zwei Wegbeschreibungen, weil wir vorschlagen, dass Ihr von der Tagungslocation (meist Tagungshotel) ganz zu Fuß geht, aber für richtig schlechtes Wetter auch eine Option mit Bus und Bahn haben sollst. Oft dauert der Fußweg genauso lang oder ist sogar schneller.
• Alle Fußwege haben wir langsamer geplant als das Internet behauptet. Das liegt daran, dass Gruppen deutlich langsamer gehen als Einzelpersonen. Besonders Ms unterhalten sich gern auf dem Weg. Obwohl wir das eingeplant haben, hab bitte ein Auge auf die Zeit und erinnere die Gruppe daran, dass Ihr zu einer bestimmten Zeit da sein müsst.
• Für den Fall, dass Minderjährige mit zum Event laufen, sind die Eltern für sie zuständig und verantwortlich, wie in den AGB auch vermerkt - das impliziert auch, dass Du die Kinder nicht nach dem Event wieder zur Tagungslocation zurückbringen musst.
• Du bekommst auch eine Teilnehmerliste. Bitte sammle die perforierten „Eintrittskarten“ ein. Es kann vorkommen, dass auch Teilnehmer ohne Karten auftauchen, weil sie es noch nicht zum Check-In geschafft haben. Dann hake die einfach auf der Liste ab.
• Es macht Sinn, dass Du die Karten und Listen erst vor Ort prüfst, wenn alle da sind. Viele kommen ja direkt von anderen Events.
  In einigen Fällen kann es vorkommen, dass Events zwischen Teilnehmern getauscht wurden. Falls also ein Teilnehmer nicht auf der Liste erscheint, dann weiß er, von wem er die Karte bekommen hat. Falls nicht, ist es aber auch nicht schlimm, sofern die Teilnehmerzahl nicht überschritten wird. Ausnahmen sind da natürlich die Events, bei denen die Anbieter vorher eine Teilnehmerliste bekommen haben.
• In einigen Fällen bekommst Du von uns auch Bargeld, da nicht jeder Anbieter eine Rechnung ausstellen kann oder mag. In diesem Fall lass dir bitte eine Quittung/einen Beleg (wenn möglich auf "Mensa in Deutschland e.V.) geben, den Du dann mit den Guide-Unterlagen zurückbringst.
• Bei anderen Events geben wir dir die Eintrittskarten für die Veranstaltung mit (mal ein Gruppenticket oder Buchungsbeleg, mal eine Eintrittskarte pro Teilnehmer), die Du dann bitte vor Ort vorlegst bzw. abgibst.
• Sollte es am Einlass mit dem Anbieter Unstimmigkeiten über die Finanzen geben, zum Beispiel weil Du plötzlich Eintritt zahlen sollst, wir das aber schon im Voraus getan haben, ruf bitte sofort auf dem Orga-Telefon an, damit wir das klären können und Du das Geld nicht auslegen musst.
• Wir haben Fälle, wo mehrere Events am selben Ort zur selben Zeit stattfinden und darum einige Guides mehrere Events abdecken. Die Gruppen sind dann überschaubar oder Ihr seid zu zweit als Guides dabei. Dann bekommst Du mehrere Guide-Unterlagen, für jede Gruppe eine. Achte bitte darauf, dass ggf. eine der Gruppen als erste vor Ort „abgefertigt“ werden soll, weil sie zuerst dran ist.
• Bitte erinnere für die abendlichen Events mit Speisen die Gäste daran, dass sie ihre Coupons mitnehmen müssen. Diese Events haben eine Einlasskontrolle, so dass dein Job einfach nur das „Abliefern“ der Gäste am rechten Ort ist.
• Während der Veranstaltung hast Du „frei“ und solltest Dich um nichts kümmern müssen. Bitte genieße die Events, so wie alle anderen auch.
• Auf dem Zettel mit der Wegbeschreibung ist auch Platz für Feedback zum Anbieter oder zum Event usw. (auch gerne die anderen Teilnehmer dazu befragen) – wir sind für jedwedes Feedback dankbar.
• Für den Rückweg musst Du die Gruppe nicht führen. Wenn Du sowieso zur Tagungslocation fährst, darfst Du das aber natürlich sehr gern.
• Bitte bring die Guide-Unterlagen bei nächster Gelegenheit wieder zurück in das Orgabüro. Sollte das Büro geschlossen sein, gibt sie gerne einem Mitglied des Orgateams.

Wir wünschen dir viel Spaß auf dem Jahrestreffen!
Dein Orgateam